Dans notre précédent article d’introduction sur les critères de sélection d’une solution logistique externalisée, nous évoquions l’importance de la rédaction du cahier des charges logistique.
Il s’agit vraiment d’une démarche stratégique essentielle pour toute société e-commerce souhaitant s’associer à un prestataire de logistique tierce partie (3PL). Ce document doit formaliser les attentes et besoins spécifiques pour servir de référence pour le choix du partenaire logistique. En somme, il doit vous fournir une grille de lecture objective des réponses à l’appel d’offre émis.
Afin de fournir un guide approfondi, nous élargirons particulièrement la section des besoins logistiques détaillés, en mettant l’accent sur le contrôle qualité et l’optimisation des frais de transport via le poids volumique.
Introduction de votre cahier des charges logistique
L’introduction doit brièvement présenter votre entreprise, le contexte de votre demande d’externalisation logistique, et les objectifs visés par cette démarche. Cela pose les fondations pour une compréhension mutuelle des enjeux.
Présentation de l’activité e-commerce et logistique de l’entreprise
Décrivez en détails vos activités, en mettant l’accent sur les caractéristiques des produits, les fluctuations de la demande, et les spécificités de vos canaux de vente. Cette vue d’ensemble permet aux fournisseurs 3PL de saisir l’étendue de vos besoins logistiques et notamment lui fournira des informations clés pour établir le poids volumique. Evoques précisément la saisonnalité des ventes de manière à appuyer sur les pics d’activité et de présenter les besoins spécifiques durant ces périodes. Par exemple, la St Valentin peut vous amener à changer les règles de conditionnement.
Besoins logistiques détaillés
Stockage
La capacité de stockage doit être adaptée non seulement en termes de volume mais également en fonction des spécificités des produits (fragilité, dimensions, conditions de conservation). Précisez vos attentes concernant les systèmes de gestion des stocks, tels que la rotation FIFO (First In, First Out) ou LIFO (Last In, First Out), essentiels pour garantir la fraîcheur des produits ou leur conformité.
Préparation des commandes
Le processus de préparation doit être agile et précis, minimisant les erreurs tout en maximisant la rapidité. Définissez clairement vos exigences en termes de picking, packing, et de gestion des retours. Ce dernier point est crucial dans l’e-commerce pour assurer la satisfaction client et la fidélisation.
Transport
La question du mode d’approvisionnement (routier, aérien, maritime) influence directement les délais d’acheminement vers les zones de stockage et par conséquent les coûts. Veiller à donner un maximum de détails sur l’origine, le mode de transport, le conditionnement, les fournisseurs en charge de livrer les produits jusqu’à la plateforme logistique.
Une attention particulière doit aussi être portée au poids volumique des colis, un facteur déterminant dans le calcul des frais de transport. Il est essentiel de définir vos attentes en termes de délais de livraison et coûts souhaités de manière à ce que votre partenaire puisse optimiser le conditionnement et les modes de livraison. Un poids volumique en adéquation avec le poids réel peut entraîner des économies significatives.
Technologie
L’intégration technologique entre votre plateforme e-commerce et le système d’information du 3PL est fondamentale pour une gestion fluide des commandes et une visibilité en temps réel des stocks et des expéditions. Renseigner précisément les spécificités techniques des solutions employées chez vous.
Services à valeur ajoutée
Les services tels que le kitting, l’assemblage ou le packaging personnalisé peuvent différencier votre offre e-commerce. Précisez vos besoins et attentes en la matière. Veillez aussi à ce que votre partenaire précise les impacts en termes de coût de chaque spécification.
Contrôle qualité
Le contrôle qualité à la réception des marchandises est un aspect critique à ne pas négliger. Il s’agit de définir les procédures de vérification des produits à leur arrivée au centre logistique, pour s’assurer qu’ils répondent aux standards de qualité requis avant d’être stockés ou expédiés. Cela inclut la vérification de l’état des produits, leur conformité aux spécifications commandées, et le contrôle des dates de validité pour les produits périssables.
Exigences en matière de qualité et de performance
Déterminez des indicateurs clés de performance (KPIs) pour évaluer la qualité des services fournis, tels que le taux de service, la précision des stocks, et le taux de retours.
Aspects réglementaires et sécuritaires
Abordez les exigences légales spécifiques à votre secteur, ainsi que les normes de sécurité et d’hygiène applicables dans le cadre de la gestion logistique.
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Critères de sélection du fournisseur 3PL
Définissez les critères qui guideront votre choix, en mettant l’accent sur l’expertise, la capacité d’adaptation, et le coût des services proposés.
Processus de soumission et calendrier
Expliquez la procédure de soumission des offres, les délais, et les étapes clés du processus de sélection.
En fournissant un cahier des charges logistique détaillé et bien structuré, vous mettez toutes les chances de votre côté pour trouver le prestataire 3PL capable de répondre efficacement à vos besoins spécifiques et d’accompagner votre développement. Depuis 10 ans nous accompagnons les PME dans leur aventure e-commerce et surtout n’hésitez pas à nous solliciter si vous avez des questions ou des besoin en matière de solution logistique externalisée.