Le contrôle qualité est une activité qui consiste à vérifier les produits d’une entreprise afin de s’assurer qu’ils respectent les normes du marché, la demande du client, les législations et le cahier des charges de l’entreprise. L’externalisation vise à confier la gestion d’un service à un professionnel extérieur. Découvrons, dans l’article suivant, la technique adaptée pour externaliser les contrôles qualité.
Les étapes à respecter pour l’externalisation de contrôles qualité
Les entreprises qui réussissent l’externalisation des contrôles qualité suivent les étapes ci-dessous.
Anticiper ses besoins
Si vous souhaitez contacter un professionnel extérieur pour lui confier des activités, faites-le dans les plus brefs délais. N’attendez pas d’être débordé ou d’être confronté à des problèmes sévères pour le faire. En effet, même si le prestataire est un expert, vous devez lui faire un briefing de la situation et l’assister dans les débuts. C’est la raison pour laquelle il faut le contacter au plus tôt pour qu’il soit prêt au moment où un éventuel problème survient.
Rédiger un cahier des charges
Le prestataire que vous allez choisir doit savoir avec précision ce que vous attendez de lui. Vous mentionnez dans le cahier des charges les différentes tâches qu’il doit effectuer, énumérez-les dans l’ordre de priorité. Vous devez être précis et rigoureux afin de permettre au prestataire de mieux comprendre votre projet. Vous devez aussi marquer dans le cahier des charges la description complète des contrôles de qualité.
Le cahier des charges doit notamment établir les process de gestion dès lors que l’entreprise qui aura pris en charge vos contrôles qualité constatent des erreurs de livraison, des produits non-conformes, ou des problèmes de qualité marchandise. Cela permettra de gagner en réactivité et de bien cadrer les coûts de la prestation.
Étudier les prestataires avant de faire un choix
L’anticipation des besoins permet également d’avoir beaucoup de temps pour effectuer un choix parmi les prestataires. Dans ce cas, vous devez prendre votre temps pour faire un choix, car l’activité est importante pour le succès de votre e-commerce.
Une fois le coût des prestations vérifiées, analysez aussi l’expérience du professionnel et sa perception concernant le projet. Pour ce faire, vous devez prendre un rendez-vous avec lui une discussion en face à face ou faire un entretien au téléphone ou en ligne. L’idéal est de se rendre sur place pour vous assurer des process, des outils et du personnel que le prestataire vous propose.
Installer des outils collaboratifs
Vous devez être en contact régulièrement avec votre partenaire e-logistique afin de discuter avec lui et envoyer les documents nécessaires pour la réalisation de son travail. Vous devez mentionner les tâches à effectuer et les moyens mis en œuvre pour les effectuer afin d’évaluer la prestation du freelance. Les outils de gestion de projet classique ou de simple document partagé dans le cloud peuvent suffire en début d’activité.
Faire des points fréquents avec le professionnel
Vous devez, afin de maintenir le bon déroulement de vos activités, organiser régulièrement des réunions afin qu’ils vous fassent le point de la situation. Vous pouvez le faire avec toute l’équipe ou seulement avec le responsable. Exiger des rapports hebdomadaires ou à chaque livraison. L’objectif final est de communiquer fréquemment avec eux pour connaitre l’avancée des travaux et prendre en charge les préoccupations de chacun.